Ta bort papper med Dossier Manager

Bland de bästa jag hittat på teknologimässan i Honduras, som hålls just nu, har jag hittat en produkt som heter Dossier Manager, som har utvecklats av HNG Systems och det distribueras av Lufego.

I grund och botten syftar detta system till att lösa problemet med fillagring, vare sig de är digitala eller tryckta. Svårigheten med att lagra dokument är inte bara det utrymme som krävs för att lagra papper utan den betydelse de samlar för en institution som inte har råd att kasta dem eftersom de någon gång behöver gå till dem antingen för samråd eller för stöd till formaliteter.

För detta finns det flera IT-lösningar även om Dossier Manager ser extremt robust ut:

1. Lagring genom register

Till skillnad från andra applikationer som skapar mappar och filer inuti, är den här baserad på en "container" -princip, som på ett sätt liknar "fil". Så ett företag kan besluta att hantera all sin dokumentation där och allt det gör är att skapa dokumentstrukturen, med attribut och standarder ... precis som det har gjort i sina arkiveringsprocedurer; resten lagrar bara. Sagt i bra kaliche "anpassningsbar till konventionella arkiveringstekniker men under en digital miljö och allt inom en databas"

Den har ett administrationsgränssnitt som gör det möjligt att skapa filstrukturer, användare och rättigheter; ett annat användargränssnitt som är det som lagrar dokument eller konsulterar dem och ett annat för enkelt offentligt samråd. När dokumenten har arkiverats kan de redigeras med "utcheckning", verktyget ger funktioner för att klippa ut, ta bort och räta ut dokument vid skannade dokument. Om det handlar om dokument med egna format öppnas de i respektive applikation och vid "incheckning" tillåter det att styra versionering eller helt enkelt byta ut dem.

2. Sök med ocr i 69-format.

Du kan söka efter dessa, antingen efter deras nyckelord, attribut eller till och med efter deras innehåll. Inget konstigt när man letar efter kontordokument, AutoCAD eller andra sparade i sitt ursprungliga format, men de kan också vara tif- eller pdf-dokument och systemet söker genom att göra ocr inom de skannade bilderna.

Det roliga är att det inte finns något som lagras i mappar, allt finns i en databas som kan vara Mysql, SQL-server eller Oracle.

Upptagningsgränssnittet är bara redo att välja fångstegenskaper inklusive skanning med dubbla format, för att se hur det fungerar blev jag förvånad över att se en Fujitsu-skanner, där ett kreditkort placerades, och skickade det till dubbelt läge (dubbel ansikte) som om det var ett papper ... den här utrustningen har möjlighet att skanna 1000 dubbelsidiga ark dagligen under 5 år ... som kan kallas högprestanda.

3. Fjärrkontroll av data

Bland de mest attraktiva i applikationen är dess modulära tillväxtnivå, med lösningar från $ 450 till företagslösningar som inkluderar fjärråtkomst via webbtjänster. Ett av företagen som implementerar det är Tigo, som i vart och ett av Tigocentros endast har en PC, skanner och internetanslutning; varje fil som en klient eller tjänst tillhandahåller kommer in i systemet och lagras automatiskt på centralkontoren.

Det implementeras också av Executive Directorate of Revenues DEI för att kontrollera tullförfaranden genom deklarationspolicyerna för import av produkter. Varje tullombud kommer att ha en licens, som gör att all dokumentation kan komma in i centralsystemet innan containern kommer in i landet ... även om papper alltid kommer fram inom 15 dagar i kartonger.

Affärslösningar är högst upp på $ 20,000 med obegränsad användning av licenser, för den delen skulle ett företag som har en närvaro i 16-länder göra en investering på $ 320,000 ... jämfört med andra produkter skulle det vara minst $ 180,000 per land ... nästan 3 miljoner dollar.

För mer information kan du kontakta Lufergo